Amennyiben a bontott mennyiségek kapcsán anomáliát észlelünk az előkészületekkor, a törzslapok ellenőrzése, bontási egységszámok ellenőrzése is célszerű lehet a nem központilag karbantartott cikkek esetében.
A mindennapi expediálási rutin során sokszor fel sem tűnik, hogy a raktározás alkalmával milyen tipikus hibákat alakítunk ki, majd a korrigálásra szánt idő hiányában alkalmazkodunk hozzájuk.
A leltárra való felkészülés részét kell, hogy képezze a raktárak, raktározási szisztémák felülvizsgálata.
Egyszerű példa, de a leltárt nagyban lassítja, ha egy adott termékcsoport, például különböző méretű kötszerek, egy adott fiókban elválasztás nélkül csúszkálhatnak. Expediáláskor elegendő egyet, egy megfelelőt kiemelni, azonban a leltár során minden darabot külön kell válogatni, leszámolni, majd praktikusan egy javított szisztémával, például térelválasztóval visszahelyezni. Ugye ismerős?
A patikai leltári munkát a magisztrális alapanyagok és készítmények leltározása is megkülönbözteti a hagyományos leltári folyamatoktól.
A leltárra való felkészülést nagyban segíti, ha a táraüvegeket ellenőrizzük a megelőző hetekben. Megbizonyosodunk róla, hogy mindegyiken szerepel-e a súlya olvashatóan.
Legalább ilyen fontos a labort ellenőrző kollégák edukációja is a pontos adatfelvitelhez. A különböző alapanyagok, készítmények, előre kiszerelt mennyiségek a patikai rendszerekben különböző mennyiségi egységgel, bontási váltószámmal rendelkezhetnek. Célszerű előre átbeszélni, hogy a felvitelek milyen mértékegységben, kg-ban, g-ban, dos-ban történnek-e egy-egy csoportra nézve.
A leltár előtti és az azt követő időszak lehetőséget nyújt a készletek felülvizsgálatára is, az esetleges túlkészletezésből adódó elfekvő készletmennyiségek, lejáró termékek, gyógyszerek beszerzéseinek áttekintésére.
A legtöbb gyógyszertárban még kisebb forgalom mellett sem tud a rendelésért felelős személy minden expediálásnál jelen lenni, ezért a rendelésekbe, készletezésbe olykor hiba csúszhat. Nagyban segíti ennek a problémának a megoldását, ha a saját megérzéseinket és kollégáink véleményét megtámogatjuk a patikai rendszerek által nyújtott automatikus rendeléselőkészítő, készletkezelő modulokkal. Ezek a modulok a szezonalitások és akciók figyelembevételével képesek algoritmusokkal támogatni a munkát, optimális szinten tartva a patikai készleteket, raktárszintet.
Emellett elmondható, hogy évről évre nő azon patikák száma, akik a hatékonyabb és pontosabb leltárívek felviteléhez is igénybe vesznek okoseszközöket a humán munkaerő támogatására. Ezek az eszközök a beépített kamerájuk vagy vonalkód olvasójuk segítségével azonosítják a beolvasott terméket. Amennyiben a vonalkód hiányzik vagy nem hozzárendelt az adott termékhez, az érintőképernyőkön keresztül is be lehet írni manuálisan az adatokat. Minden rögzítésre kerül, az adatok a patikai szoftverre is átvezetődnek, figyelni kell azonban a leltár alatt a frissítésekre, vagyis hogy az előző állapot óta beolvasott termékek is szinkronizálódjanak a frissítés által az irodai leltárívekre.
A készülékek a legtöbb rendszergazdánál elérhetőek, akár bérlésre is, de a gyakorlati tapasztalat alapján évről-évre nő a korábbi bérlők közül a készülékeket megvásárlók aránya, tekintve, hogy nem csak a leltár napján könnyítik meg ezek az eszközök a munkát, hanem a mindennapok során az árúátvétel hatékonyabbá, pontosabbá tehető, az esetleges hibák könnyebben kiküszöbölhetők.
Miután lezártuk a leltárat…
A leltár végén a legtöbb gyógyszertárvezető a leltáreltérés forintosított értékére kíváncsi, teljesen jogosan. Viszont célszerű a leltáreltérési íveket a következő hetekben alaposan átvizsgálni és kielemezni.
Sok olyan expediálási hiba, gyakorlati javítanivaló derül ilyenkor ki egy év adatai alapján, amik önmagukban havi szinten nem tűnnek kardinálisnak. Ezeknek a típushibáknak az elkerülését megfelelő edukációval, az expediálási vagy raktározási környezet javításával is lehet segíteni, mindemellett sokat tehetünk a gyógyszertár gazdaságos működése és a betegbiztonság érdekében is.
Érdemes továbbá végiggondolni, hogy mennyire zajlott hatékonyan a kollégák munkavégzése a leltár során, mennyire voltak pontosak az adatbevitelek, mennyi anomália, újraszámolás jellemezte a folyamatot.
Ezekből tanulva a következő évi leltárnak sokkal felkészültebben vághatunk majd neki, legyen szó a humán előkészületekről vagy az automatizáció adta lehetőségek kihasználásáról.
Dr. Szepesi-Palik Anett
gyógyszerész vezető
2023. október 17.
