Magazin

Adózási tippek

Irattárolás, iratmegőrzés

Bizonyára minden munkáltató találkozott már azzal a problémával, hogy a munkavállalókkal kapcsolatban sok irat halmozódott fel. Ezeknek a dokumentumoknak a tárolására helyre van szükség, ami sokszor elég nagy kihívást jelent. Felvetődhet a kérdés, hogy ezen anyagokat mind meg kell-e őrizni, illetve meddig szükséges őket tárolni. Ebben a cikkben ezekre a kérdésekre keressük a választ.

A foglalkoztatottakkal kapcsolatos munkaügyi iratok nagy részét őrizni kell, mert azt számos hatóság ellenőrizheti (Munkaügyi hatóság, NAV, Társadalombiztosítási hatóságok). Szükség lehet rájuk egy esetleges jogvita alkalmával, de legfőképp a munkavállalók nyugdíjszámításához nyújtanak alap adatokat.

MELYEK AZOK A PAPÍROK, AMELYEK MINDENKÉPP KERÜLJENEK MEGŐRZÉSRE?

Munkaviszony létesítésével és megszüntetésével kapcsolatos dokumentumok:

  • munkaszerződés
  • tájékoztató
  • munkaszerződés-módosítás
  • bejelentéssel, nyilvántartásba vétellel kapcsolatos igazolás
  • munkaviszony megszüntető

Orvosi igazolások:

  • háziorvosi, kórházi igazolás a keresőképtelenségről
  • terhességi igazolás
  • fogyatékosságot igazoló irat 

Munkabér elszámolásával kapcsolatos dokumentáció:

  • szabadság nyilvántartás
  • pótszabadság nyilatkozat
  • adókedvezményre jogosító nyilatkozatok (pl.: családi kedvezmény, négy gyermekes anyák kedvezménye, első házas kedvezmény, stb.)
  • munkaidő nyilvántartás / jelenléti ív
  • munkaidő beosztás
  • munkabérjegyzék (bérlap)
  • bérkarton
  • munkáltatói jövedelemigazolás (M30)
  • munkabér kifizetést / utalást igazoló iratok 

MEDDIG KELL TÁROLNI EZEKET A PAPÍROKAT?

A Társadalombiztosítási nyugellátásról szóló törvény értelmében a munkavállalók, illetve a volt munkavállalók esetében, a munkaviszonnyal összefüggő keresetről, jövedelemről adatokat tartalmazó munkaügyi iratokat és foglalkoztatási igazolásokat a nyugdíjkorhatár betöltését követő 5 évig kell megőrizni. Ez a kötelezettség a 2024. december 31-ig keletkezett iratokra marad fenn változatlanul.

2025. január 1-től már nem lesz ilyen hosszú adatmegőrzési kötelezettség a munkaügyi dokumentumok esetében, ennek oka az állami adatbázisok digitalizációja. Ez azt jelenti, hogy a nyugellátás megállapításához szükséges adatokat a továbbiakban az állami nyilvántartások tartalmazzák.

2025 után is tárolni kell azonban a munkaviszony létesítésével és megszüntetésével kapcsolatos dokumentumokat, orvosi igazolásokat, valamint a munkabér elszámolással kapcsolatos iratok közül az adókedvezményre jogosító nyilatkozatokat.

Kőhegyi Péter
Patikapartner Kft.

2024. augusztus 1.

Kőhegyi Péter ügyvezető igazgató, Patikapartner Kft.