Adózási tippek

Pénzkezelési szabályzat: a patika pénzügyeinek alapja 

Minden vállalkozás – így a patikák is – kötelesek írásban rögzíteni a pénzkezelési szabályzatukat. Ez a dokumentum tartalmazza: 

• a pénzmozgások (bevétel, kiadás) dokumentálásának módját,
• a pénztárjelentések készítésének gyakoriságát,
• az elszámolásra kiadott pénz kezelését,
• a házipénztárban tartható maximális készpénz összegét,
• a pénzszállítás szabályait,
• a felelős személyek kijelölését. 

A pénzkezelési szabályzat tehát egy olyan belső szabályzat, amely egyértelmű keretet ad a patikai készpénzforgalom kezelésére, és amelynek betartása kötelező minden érintett munkatárs számára. 

Mennyi készpénzt tarthat egy patika a házipénztárban? 

A pénzkezelési szabályzatban rögzíteni kell, hogy mennyi lehet a patika napi záráskor házipénztárban tartható maximális készpénzállománya. 
Ez az összeg a patika forgalmától és a működési sajátosságaitól függ, de általánosságban elmondható, hogy a túlzott készpénzfelhalmozás kockázatos. 

A gyakorlatban az optimális összeg: 

• a napi működéshez szükséges váltópénz,
• és az adott napi forgalomból befolyt készpénz, amit a szabályzatban meghatározott időn belül el kell helyezni a bankban. 

A házipénztárban ne legyen több pénz mint az éves nettó árbevétel 5%-a! Kivás vállalkozásoknál ezen határ túllépése problémát okozhat. 

Miért veszélyes a túl magas házipénztár-állomány? 

A túlzott házipénztár-állomány több szempontból is problémás: 

1. Biztonsági kockázat – nagyobb összegű készpénz vonzza a bűncselekményeket (betörés, lopás).
2. Adóellenőrzési kockázat – a NAV gyanakodhat, hogy nem minden pénz eredete igazolt.
3. Szabálytalanság kockázata – ha a pénzkezelési szabályzatban meghatározott limitet túllépi a patika, az belső szabályszegés, amit a cégvezetésnek ki kell vizsgálnia és dokumentálnia.
4. Hitelképesség, átvilágítás – egy túl magas házipénztárállomány nehezen magyarázható egy hitelkérelem vagy esetleges jogi vita során. 

Hogyan ellenőrzi a NAV a házipénztárat? 

A Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV) rendszeresen ellenőrzi a patikák pénzkezelését, különösen a fokozottan készpénzforgalmat bonyolító vállalkozásoknál. 

Az ellenőrzés során a NAV kérheti: 

• a házipénztár egyenlegét és annak dokumentálását (pénztárjelentés),
• a pénzkezelési szabályzatot,
• a napi pénztárzárások dokumentációját,
• a pénzmozgásokat igazoló bizonylatokat,
• a banki készpénzbefizetések igazolását. 

A NAV kiemelten figyeli: 

• van-e egyezőség a pénztárjelentés és a valós pénzkészlet között?
• következetesen betartják-e a pénzkezelési szabályzatot?
• a házipénztárban tartott pénzösszeg arányos-e a patika működésével? 

Fontos tudni: a házipénztárban lévő pénz összegének hirtelen megugrása vagy annak folyamatosan magas szintje gyanút kelthet, és további vizsgálatokat vonhat maga után. A NAV szankcióként bírságot szabhat ki, ha hiányosságokat vagy szabálytalanságokat tár fel. 

ÖSSZEGZÉS 

A patikai házipénztár szakszerű kezelése nemcsak jogszabályi kötelezettség, hanem a biztonságos és átlátható működés egyik alapfeltétele is. 

A jól kidolgozott és betartott pénzkezelési szabályzat mellett a napi szintű, precíz pénztárzárás és az optimális készpénzszint fenntartása segíti a NAV ellenőrzések megállapítások nélküli lezárását, valamint a patika pénzügyeinek védelmét.

Kőhegyi Péter
Patikapartner Kft.

2025. április 7.