Dr. Schvarckopf Tamás gyógyszerész vezető összefoglalója
Intelligens megrendelés
Egy fejlett gyógyszertári megrendelő modul számos beállítást ajánl fel. Megadhatjuk, mely időszak fogyását vegye alapul, mely fogyási határérték alatt/felett adja hozzá a terméket a rendeléshez, mely nagykereskedőnek mely cikket küldje el. Mindez már nem a jövő: egy megfelelő program ezt alapszolgáltatásként biztosítja a felhasználónak.
Ismerünk már olyan irodai szoftvereket, amelyek összeállítják és elküldik helyettünk a rendelést.
Egy fejlett megrendelés a nagyvállalati környezetben már az alábbi paramétereket kezeli:
Egy közepes forgalmú gyógyszertárban gyakorló gyógyszerész naponta 2x30 percet tölt megrendeléssel. Automatizmusok használatával ez az idő 2x1 percre redukálódhat. Évente tisztán 200 órát szabadíthatunk fel az időnkből.
A komplex megrendelést támogató modulok megfelelő beállítása kulcsfontosságú, mely energia sokszorosan megtérül.
Meddig marad a papírhasználat?
A papírmentes folyamatok már több mint egy éve megjelentek az elektronikus számlázással.
A nagykereskedők már nem csak a szállítólevelet, de a számlát is elküldik részünkre elektronikusan. A legoptimálisabb döntés ennek elfogadása, azt a limitációt szem előtt tartva, hogy az elektronikus számlákat egy adathordozón (számítógépen, pendrive-on, stb.) megfelelő ideig tárolnunk kell úgy, ahogyan ezt a papírszámlákkal is tettük. Így a számlák kötelező raktározásának a költsége is jelentősen csökken.
Az új dolgok kérdéseket vetnek fel, ezáltal bizalmatlanul tekinthetünk rájuk.
Hogyan vételezzük át ezután a számlákat? Kinyomtathatjuk a gyógyszertári rendszerből az elektronikus dokumentumot, átvehetjük logisztikai mobileszközzel (TC21) vagy egy vonalkód-leolvasóval felszerelt munkaállomásnál. Növelhető a készletbiztonság, kezeli a szoftver, ha eltérés tapasztalható a számlázott és kiszállított tételek között.
A TC21 egy teljes gyógyszertári funkcionalitással rendelkező „mini” eszköz (megfelelő szoftverrel), kényelmes markolattal és fejlett leolvasóval. További automatizmusok kapuját nyitjuk meg vele a patikában. A munkánk gyorsabb, pontosabb és biztonságosabb lesz.
Számlák lezárása
A nagykereskedők többsége már áttért az elektronikus számlázási módra. Másrészt a törvényi kötelezettség okán minden kibocsátott számla felkerül már az adóhatóság központi rendszerébe. Ez minden szereplőnél fejlesztéseket és lehetőséget is jelent.
Elektronikus számla: kötelező vagy sem?
Az elektronikus számlakészítés és ezek befogadása egy lehetőség, de nem kötelező.
Amennyiben nem nyilatkozunk, azzal ráutaló magatartásként elfogadtuk. Ebben az esetben fontos, hogy ismerjük az elektronikus számlákkal kapcsolatos kötelezettségeinket befogadó félként is (elsősorban a számlák tárolása).
Mit nyerünk az eSzámlával?
A legtöbb gyógyszertári szoftver már összehasonlítja az elektronikus szállítólevél és az elektronikus számla adattartalmát, validálja az árakat, a számla végösszegét és a számla tételeit.
Segítség az árazásban: nincs többé negatív árrés
Egy fejlett gyógyszertári program figyelmezteti a felhasználót, ha a számlán negatív árrésű termék szerepel. De továbbmegyek, ha szeretnénk, a beállított árrés sávban be is állítja nekünk automatikusan.
A számla sorsa itt még nem ér véget. Az új szabályozások értelmében már minden számla felkerül a NAV központi adatbázisába, ahol megfelelő könyvelői hozzáféréssel lehívható. A könyvelői szoftverek már kezelik ezt a funkcionalitást. Tehát, minden beérkező számla (nem csak az elektronikus) megtalálható a központi nyilvántartásban: részletes pénzügyi és cikkadatokkal. (2021. január 4-től minden számlázó programnak képesnek kell lennie a kibocsátott számlák – lehető legrövidebb időn belüli – továbbítására a NAV rendszerébe.)
Itt fontos kiemelni az eSzámla és a számlák elektronikus jelentése közötti különbséget.
A nagykereskedők okkal csatlakoztak az elsők közt az elektronikus számlázási rendszerhez és támogatták a bevezetését, mert gyorsabb, átláthatóbb, biztonságos és környezetbarát rendszer felállítása volt a cél.
Nincs többé eltűnt vagy másik gyógyszertárban felejtett számla, visszakereshetők például a nagykereskedő intranet oldalán.
Kevesebb adminisztráció a laborban?
Miután megérkeztek az alapanyagok, elkezdődik a napi magisztrális készítmények összeállítása, laborálása és kiszerelése.
A laborban, telepített kis eszközön, a magisztrális folyamatokat kezelő szoftver (és számítógép) kaphat helyet. Kiválasztjuk mit szeretnénk elkészíteni, kiszámítja a szükséges hozzávalókat, bekerül a termék a laboratóriumi naplóba, sorszámot kap, az EESZT bejelentkezésünkkel validálhatjuk („aláírás”) és címkét is nyomtathatunk hozzá. Mindez egy drágább unguator eszköz használata nélkül is lehetséges. Így további 3 naplóvezetési kötelezettségünknek tettünk eleget: Labornapló, Impleálási napló, Kiszerelési napló.
A régebben piacon lévő gyógyszertári szoftverek már évek óta támogatják ezt a működést. Innovatív gyógyszerész kollégák bevonásával zajlanak ezen fejlesztések, sokszor még a jogalap megszületése előtt törik, egyengetik az utat a kollégák (még a megfelelő szabályozás előtt) és fednek fel új lehetőségeket a gyógyszertári rendszerekben.
Dr. Schvarckopf Tamás
gyógyszerész vezető
Novodata Zrt. – LX-Line Kft.
2022. május 6.
